Yth. Admin Imigrasi

Dengan hormat,

Awalnya (akhir 2014), kita mencontoh praktek online booking yang diterapkan oleh Imigrasi Waru Surabaya. Kita lakukan beberapa penyesuaian, sehingga kita juga menerapkan model online booking. Dan, alhamdulillah berjalan normal hingga sekarang. Saya angkat topi atas kinerja Imigrasi Waru Surabaya saat itu. Tertib. Langsung bayar pakai debet. Atau, bayar via bank sebelumnya.

Namun layanan on line booking imigrasi tersebut sekarang berubah (saat saya akan booking via android pada medio November 2017). Walau maksudnya baik, yang terjadi justru hampir semua hari telah diblok pemohon. Entah pemohon beneran atau pemohon pemohonan. Ini terjadi karena kita belum tahu, siapa-siapa saja yang sedang mengajukan permohonan.

Berkaiatan dengan hal tersebut, saya mengusulkan:
1. Dipublikasikan kapasitas produksi menghandle berkas per hari (pada masing-masing kantor imigrasi), sehingga user memahami ke kantor imigrasi mana dia akan menyasar.
2. Seluruh pemohon yang sudah didaftarkan oleh akun dipublish ke public. Sehingga dapat diketahui, siapa-siapa saja yang mengajukan permohonan.
3. Untuk memvalidasi/menyisir data pemohon abal-abal, akan lebih baik bila dibuat sistem agar pemohon menyatakan diri sebelum jam 8:00 (pagi). Dan, sebelum jam 12:00 (siang). Pernyataan tersebut dibuktikan dengan menscanner QrCode hasil pendaftaran ke sistem. Pemohon dianggap valid bila datang sebelum jam 8 atau jam 12.
Bagi pemohon yang tidak memvalidkan diri pada jam 8 tepat atau jam 12 tepat, langsung dicatat oleh sistem (bahwa pemohon tidak datang).  Di dalam database pencatatan otomatis berdasarkan jam, bisa dieksekusi dengan metode Cron Job (Mysql).
Dari proses demikian, akan terlihat apakah kapasitas produksi per hari masih tersedia atau sudah habis. Kondisi ini sebaiknya juga dipublikasikan secara. Sekaligus membuka peluang bagi pemohon baru untuk masuk/daftar.  
4. Agar memudahkan penyisiran, lebih baik dibuat lebih dari 1 jenis layanan. Misal baru/perpanjangan dan perubahan. Perbedaan ini selanjutnya dihandle sistem. Kalau baru/perpanjangan dan sudah didaftarkan, lalu didaftarkan lagi, langsung ditolak. Bahwa pemohon sudah didaftarkan pada tgl dan jam tertentu. 
Untuk perubahan, sistem akan melihat apakah berdasarkan NIK (sudah terbit dan masa berlaku masih hidup ataukah sudah mati). Bila masih hidup, bisa dilayani kapanpun. Tanpa klarifikasi dengan record pendaftaran yang sudah ada.
5. Notifikasi gratis yang diberikan oleh Google, lebih baik dimanfaatkan. Misal, pemberitahuan soal jadwal sehari, 3 jam, 1 jam sebelumnya. Agar pemohon tidak lupa. Begitu juga saat pemohon sudah melakukan pembayaran. Munculkan notifikasi, misal "Terimakasih sudah melakukan pembayaran. Passport Anda (nama) bisa diambil pada tgl jam".

Demikian usulan saya. Mudah-mudahan layanan Imigrasi menjadi lebih baik.

Bravo Imigrasi. Kaulah inspirasiku...

Hariyanto (Surabaya)